Grupo de 5 restaurantes centralizando reservas y CRM
Grupo Atlántico gestionaba cada local con un sistema distinto (dos en TheFork, uno en Covermanager, dos en Excel). En 4 meses unificaron operaciones y marketing sin perder flexibilidad local.
- Tiempo mensual en campañas
- ~6 h
- antes: ~40 h
- Tasa de repetición (cross-local)
- 22%
- antes: 14%
- Visibilidad de no-shows por gerente
- Dashboard por local
- antes: Ninguna en tiempo real
- Coste total reservas / año
- ~5.900 €
- antes: ~19.500 €
El punto de partida
Grupo Atlántico opera cinco locales en Valencia y Castellón con identidades distintas — una marisquería, dos bistrós, un brunch y un local de comida mediterránea. Cada gerente había elegido su sistema sin coordinación: dos locales estaban en TheFork Manager Pro, uno en Covermanager, y dos en hojas de cálculo compartidas.
Lo que dolía
Tres problemas estructurales:
- Sin CRM agregado. Un cliente que cenaba en el local 1 y luego reservaba en el 3 aparecía como nuevo cada vez. No había forma de reconocer la lealtad cruzada.
- Campañas imposibles de escalar. El equipo de marketing dedicaba ~40 h/mes a descargar listas, limpiarlas, cruzarlas y lanzar campañas manualmente. La frecuencia era baja y el ROI difícil de medir.
- Comparativas entre locales, a ojo. Dirección quería saber qué local tenía mejor ocupación, peor no-show o mayor ticket medio. La respuesta honesta era “creemos que X va mejor que Y pero no podemos demostrarlo”.
Por qué Reserver
Laura, directora de operaciones, hizo la cuenta:
- Coste agregado actual de reservas: ~19.500 €/año (suscripciones + comisiones TheFork).
- Alternativa: 5 × Reserver Plus anual con descuento de grupo: ~4.700 €/año.
El ahorro directo era importante, pero el factor decisivo fue la promesa de base de clientes unificada y dashboard comparativo.
Cómo se hizo el cambio
Cuatro meses, un local a la vez:
- Mes 1: Estreno con el local más pequeño (el brunch). Pruebas de flujo, ajuste de configuración, primera campaña cross-local (invitar a los clientes del brunch a probar el mediterráneo).
- Mes 2: Los dos bistrós. Configuración inicial replicada desde el primer local; las fichas de clientes se llenaron desde cero a partir de las reservas directas y los habituales que iban apareciendo, manteniendo Covermanager y Excel como referencia durante la transición.
- Mes 3: Marisquería, el local más complejo con mesas virtuales para grupos grandes.
- Mes 4: Mediterráneo. Dashboard comparativo empieza a mostrar datos fiables.
Qué cambió operativamente
- Campañas: lo que llevaba 40 h/mes pasó a ~6 h. El equipo pasa ahora el tiempo ganado diseñando mejores campañas en vez de ejecutando mecánicamente.
- CRM: los clientes VIP se etiquetan automáticamente una vez en cualquier local y se reconocen en los cinco.
- Cross-selling: primera campaña “clientes fieles del brunch” → oferta en el mediterráneo. Conversión real: 18%. Imposible hacerla antes.
- Dashboard dirección: comparativa semanal automática. Ocupación por servicio, no-show, ticket medio por local y por banda temporal.
Lo que dejaron fuera (aposta)
No conectaron la API de BI en el primer trimestre. Querían que el equipo se familiarizara con los informes nativos de Reserver antes de montar su propio Metabase. A los 6 meses añadieron la conexión para cruzar con datos de facturación internos.
Resultados a 6 meses
- Tiempo en campañas: -85% (de 40 h/mes a 6 h/mes).
- Tasa de repetición cross-local: +57% (de 14% a 22%).
- Coste anual total: de ~19.500 € a ~5.900 € (-70%).
- Visibilidad de dirección: dashboard en vivo, comparable entre locales.
Nota: Caso ilustrativo. «Grupo Atlántico» no es un cliente específico pero refleja patrones que vemos con grupos de 3-8 locales. Para casos de grupos, contacta con ventas: hay descuentos específicos y un proceso de onboarding diseñado para multi-local.
“Lo que más nos ha cambiado no es el ahorro — es que ahora tengo datos comparables entre los cinco locales. Antes discutíamos impresiones; ahora discutimos cifras.”