Reservas y TPV conectados: qué cambia cuando la sala y la caja se hablan

En casi todos los restaurantes que reservan en serio hay dos pantallas que no se hablan. En una están las reservas: quién viene, a qué hora, cuántos son. En la otra, la caja: qué mesas están abiertas, qué se ha pedido, cuánto se ha cobrado. Entre las dos hay una persona —normalmente la que está en la puerta— haciendo de traductora.

Funciona, hasta que no funciona. Este artículo va de dónde se rompe esa traducción y de cómo la hemos resuelto conectando Reserver con Comanver, el TPV que desarrollamos el mismo equipo.

Dónde se rompe tener dos sistemas separados

La mesa que estaba «libre»

Son las 21:20. La mesa 7 está vacía en la caja y entra una pareja sin reserva. Se sienta. A las 21:30 llega la reserva de cuatro que tenía asignada esa mesa desde el martes. Nadie se equivocó: la caja no sabía que la mesa estaba comprometida, y la agenda no sabía que alguien se había sentado.

La agenda que miente

Al revés pasa igual. El sistema de reservas cree que la mesa 12 queda libre a las 22:00 porque la reserva de las 20:00 «ya debería» haber terminado. Pero la sobremesa va por el segundo café, la cuenta ni se ha pedido, y el sistema acaba de ofrecer esa mesa a otra reserva.

El estado que nadie actualiza

¿La reserva llegó? ¿Se sentó? ¿Se fue? En la práctica, marcar estados a mano en pleno servicio es lo primero que se deja de hacer. Y sin esos estados, los informes de ocupación, de duración media de mesa o de no-shows están construidos sobre datos incompletos.

El gasto que no se ve

Saber que un cliente ha venido seis veces está bien. Saber cuánto se gastó cada vez está mejor. Pero ese dato vive en la caja, y la ficha de la reserva no se entera.

Quién manda en qué

La tentación al conectar dos sistemas es que ambos lo sepan todo de todo. Eso suele acabar en conflictos: dos fuentes de verdad que discrepan y nadie sabe cuál gana. Nosotros partimos de un reparto claro:

• Reserver manda en las reservas. Quién viene, cuándo y a qué mesa. El TPV las lee.
• El TPV manda en la ocupación. Qué mesa está abierta ahora mismo, y si ya ha pedido la cuenta. Reserver lo lee.
• Sentar y cerrar una reserva son órdenes concretas que el TPV envía cuando abre o cobra un ticket asociado a ella.

Con ese reparto, cada sistema sigue siendo dueño de lo suyo —incluido su propio plano de sala— y la información viaja en una sola dirección para cada cosa.

Cómo funciona, paso a paso

1. La reserva llega a la sala

Las reservas del día aparecen en el plano del TPV y en el comandero de los camareros. Un rato antes de la hora, la mesa se marca como reservada, para que nadie siente ahí a un cliente sin reserva. Si el cliente se retrasa, la mesa sigue reservada durante un margen configurable.

2. El cliente se sienta

Al tocar una mesa reservada, el TPV pregunta «¿Es la reserva de…?». Puede que no lo sea —a veces llega antes alguien sin reserva—, así que la decisión es del camarero. Si lo es, el ticket se abre con las mesas, los comensales y el nombre de la reserva ya puestos. En Reserver, la reserva pasa a «En la mesa», sin que nadie toque el panel de reservas.

3. La ocupación vuelve a Reserver

Mientras la mesa está abierta, Reserver lo sabe. En el plano de hoy se ve qué mesas están ocupadas en caja (y cuáles han pedido ya la cuenta), y la asignación automática deja de proponer esas mesas a las reservas de las próximas horas. Se acabó ofrecer una mesa con la sobremesa a medias.

4. El cliente paga

Al cobrar el ticket, la reserva pasa a «Finalizada» y guarda el gasto real («Gasto en TPV» en la ficha de la reserva). Si el ticket se anula sin cobrar, la reserva vuelve al estado que tenía, como si no se hubiera sentado.

Lo que no se ve: fiabilidad

Una integración entre la caja y otro sistema tiene una regla que no se negocia: la caja no puede pararse nunca. Por eso:

• Todo lo que el TPV envía a Reserver va por cola. Si la conexión falla, el ticket se abre y se cobra igual, y la sincronización se completa en cuanto vuelve.
• El TPV guarda una copia local de las reservas del día. Si Reserver no contesta, la sala sigue pintándose con la última copia.
• Cada 5 minutos se resincroniza todo, aunque se haya perdido algún aviso. Y si un TPV se apaga, sus mesas no se quedan «ocupadas» en Reserver para siempre: la foto de ocupación caduca sola.
• La conexión se autentica con una clave que se genera en Reserver y se muestra una única vez, y los avisos de Reserver al TPV van firmados.

Cómo se pone en marcha

1. En Reserver (plan Pro o Plus), ve a Ajustes → TPV y crea la clave del TPV.
2. En Comanver, con el módulo Reservas activo, pega la clave. Comanver te enseña la dirección y el secreto de aviso, que se pegan de vuelta en Reserver.
3. Empareja las mesas. Comanver propone las parejas por nombre («Mesa 05» con «mesa 5»). Si estás empezando, puedes importar el plano de Reserver completo, con zonas, mesas y posiciones.

Son unos minutos. A partir de ahí, la siguiente reserva que entre ya aparece en la sala.

Lo que no hace (todavía)

• No unifica los dos planos de sala. Cada sistema tiene su diseñador. Si mueves mesas en Reserver después de importar, en Comanver no se recolocan solas.
• No cobra la reserva por adelantado. Las señales y preautorizaciones siguen siendo cosa de la integración con Stripe.
• Solo funciona con Comanver. Si usas otro TPV y te interesa algo así, cuéntanos cuál: priorizamos según lo que nos piden.

En resumen

Conectar reservas y caja no va de tener más datos, sino de que la persona de la puerta deje de hacer de traductora. La mesa reservada se ve reservada donde se sienta a la gente, la mesa ocupada deja de ofrecerse a otra reserva y los estados se actualizan solos.

Tienes todos los detalles técnicos en la ficha de la integración con Comanver, y cómo modela Reserver la sala en Sala y mesas.